Wil je als vastgoedexploitant- en belegger zorgen dat jouw vastgoedbeheer zo is geregeld dat winst te behalen valt, dan is het goed vooraf te weten wat vastgoedbeheer inhoudt. Zo heb je als beheerder te maken met vaste lasten die afhankelijk zijn van hoe het vastgoed betaald is en de investeringen die gedaan moet worden door de beheerder, zoals het onderhouden van een huurwoning voor huurders. Ook valt te denken aan investeringen die gedaan worden om te voldoen aan de duurzaamheidseisen die tegenwoordig aan een woning worden gesteld en moet de woning onderhouden worden alvorens een nieuwe huurder de woning gaat betrekken. Ook moet de hypotheek en de lasten die daarbij horen, betaald worden binnen een bepaald termijn. Door de jaren heen zijn er toch al heel veel huizen geveild, omdat de eigenaar de lasten niet meer kon opbrengen en dit is wat je toch wilt voorkomen door middel van een goede voorbereiding en weten wat je te wachten staat.
Vastgoedbeheer, wat is het?
Vastgoedbeheer is niets anders dan dat je vastgoed beheert, terwijl je er niet zelf in gaat wonen. Je bent dus eigenaar van het vastgoed. Ook kan je vastgoedbeheer hebben dat door eigenaren van vastgoed is uitbesteedt aan jou. Het beheren van vastgoed brengt met zich mee dat een object wordt verhuurd aan iemand. Je incasseert de betaalde huur en servicebijdragen, maar onderhoud ook het object en het financiële plaatje wanneer je kijkt naar de hypotheek die erop zit. Ook moet na een jaar de balans worden opgemaakt tussen de betaalde huur en de daadwerkelijk gemaakte kosten als je bijvoorbeeld kijkt naar de servicekosten (zoals gas-water-elektra). Kortom, je dient de administratie goed bij te houden.
Regelgeving
Het verhuren van vastgoed zit aan veel regels gebonden. Mocht de beheerder zich niet houden aan deze regels, dan kan het zichzelf behoorlijk in de nesten werken en volgen juridische acties van huurder. Het in de arm nemen van professionele vastgoedbeheerders ontlasten de eigenaren van vastgoed, omdat zij de kennis in huis hebben die nodig is om de zaken goed geregeld te hebben en houden. Zij maken ook gebruik van speciale computerprogramma’s, die inzichten geven, overzichten en controle uitvoeren op de te verrichten werkzaamheden. Kortom, het scheelt de eigenaar een hele hoop tijd en hij hoeft zich minder over de regelgeving te buigen.
Inschakelen van vastgoed experts
Ben je een particuliere vastgoedeigenaar, dan kan het inschakelen van een externe vastgoedexpert van belang zijn. Als je te maken hebt met vastgoed dat op een bepaalde manier wordt belast m.b.t. inkomen, is het verstandig hier afstand van te houden. Als je als eigenaar het onderhoud zelf gaat verzorgen van een woning, een appartement wilt splitsen, je bezig wil houden met de schoonmaak e.d., dan kan dit in je nadeel werken als het gaat om Belastingdienstaangifte. Zij kunnen deze activiteiten aanmerken als ‘meer dan alleen vermogensbeheer’, waardoor ze het in box 1 gaan belasten.
Het herkennen van een goede vastgoedbeheerder
Een goede vastgoedbeheerder heeft zijn administratie op financieel, technisch en commercieel gebied tot in de puntjes op orde. Heb je als vastgoedbeheerder externe vastgoedbeheerders in dienst, dan zijn diverse specialismen die elk hun eigen expertise in huis hebben.
Gesprek
Alvorens een vastgoedbeheerder investeert in vastgoed, zal een intake moeten plaatsvinden om vast te stellen hoe hij of zij de contracten (huur) en onderhouden heeft geregeld. Daarnaast wordt het object- en huurdergegevens digitaal opgeslagen om bijvoorbeeld huur te kunnen incasseren. Ook komt de visie aan bod, want de reden van vastgoedbeheer is van belang. Wil iemand panden langdurig in bezit houden of maar voor even? En welke investeringen moeten gedaan worden en wie doet het onderhoud? Allemaal belangrijke punten om duidelijk te krijgen en vast te leggen in een intakegesprek.
Ben je de eigenaar van het vastgoed en heb je een vastgoedbeheerder in de arm genomen? Dan is het verstandig dat een meerjarig onderhoudsplan wordt opgesteld om controle uit te voeren in de te verrichten taken. Het budget wordt hierin vastgelegd en alle partijen weten wat er van hen verlangt wordt en komt zo niet voor verassingen te staan. Werkzaamheden kan de vastgoedbeheerder uitbesteden aan aannemers en kan hij zijn rol als opdrachtverlener en voorgangsbewaker op zich nemen.
Het financiële plaatje
Om niet voor verassingen te komen staan, is het van belang de onderhoudscycli op financieel gebied goed bij te houden en te plannen. Zo kan het jaarbudget worden bepaald en de binnengekomen opbrengsten van verhuur van een woning of pand erin worden meegenomen. Loopt het financiële gedeelte via een beheerder, dan wordt het saldo dat positief staat, overgemaakt aan de eigenaar. Bij een saldo met schuld, moet de eigenaar weer aan de beheerder betalen. Het zou makkelijk zijn als de afrekening van huurkosten in een Excel bestand komen te staan, zodat het ook overzichtelijk wordt gehouden voor een accountant en administrateur.
Tevredenheid van de huurder
Indien sprake is van huurverhoging, dan moet dit jaarlijks doorgevoerd worden, waarbij de huurder ruim van tevoren te horen moet krijgen dat de huur verhoogd wordt. Zo is het raadzaam de tevredenheid van de huurder zo goed mogelijk te houden, zodat je op lange termijn meer rendement krijgt voor het vastgoed dat je in beheer hebt. Andere aspecten die van belang zijn om de huurder tevreden te houden is goed reageren op klachten die binnenkomen, het voorkomen van onderhoudsklachten, het opstellen van duidelijke huurcontracten en contact onderhouden. Voor een vastgoedbeheerder kan het goed zijn de eigenaar van een woning die hij/zij wil verhuren, goed te voorzien van advies op het gebied van keuzes. Zo kan verduurzaming aan bod komen, gaat het om verkoop of renovatie van een woning/pand en is onderling goed overleg zeker nodig om alles op rolletjes te laten verlopen.
Win-win situatie
Waar het uiteindelijk op neerkomt is dat de eigenaar en de vastgoedbeheerder gezamenlijk een win-win situatie krijgen, waarbij de beheerder de eigenaar ontlast.